Câu Hỏi Thường Gặp

TL;DR: TKHQ đọc chứng từ, gợi ý mã HS, chuẩn bị tờ khai và xuất Excel để bạn nhập vào phần mềm eCUS5 — AI hỗ trợ, người khai chịu trách nhiệm pháp lý cuối cùng.

Giải đáp các thắc mắc phổ biến khi sử dụng TOKHAIHAIQUAN.COM.

Hệ thống hỗ trợ những loại file nào?

Hệ thống hỗ trợ: PDF, JPG, PNG, DOCX, XLSX. Kích thước tối đa mỗi file là 10 MB. Bạn có thể upload nhiều file cùng lúc.

AI trích xuất dữ liệu có chính xác không?

Độ chính xác phụ thuộc vào chất lượng file scan/chụp. Với file rõ nét, độ chính xác OCR đạt 85%+ và AI trích xuất đạt 90%+. Luôn kiểm tra lại dữ liệu trước khi nộp tờ khai chính thức.

Trích xuất bị lỗi, phải làm sao?

• Nhấn nút "Thử lại" để AI xử lý lại
• Kiểm tra file có bị mờ, bị xoay ngược, hoặc không đọc được không
• Thử upload lại file với chất lượng cao hơn (300 DPI trở lên)
• Đảm bảo chọn đúng loại chứng từ (Invoice, Packing List, v.v.)

Làm sao để AI phân loại mã HS chính xác hơn?

• Mô tả sản phẩm chi tiết: tên, chức năng, chất liệu, kích thước, công dụng
• Nếu có, ghi rõ nước xuất xứ
• Tránh mô tả quá chung (ví dụ: "hàng điện tử" → nên ghi "Máy tính xách tay 14 inch...")
• Kết quả AI là gợi ý, luôn đối chiếu với Biểu thuế chính thức

Xuất tờ khai để nộp qua eCUS5 thế nào?

TKHQ xuất template Excel chuẩn bố cục tờ khai để bạn đối chiếu và nhập vào eCUS5. TKHQ chuẩn bị sẵn dữ liệu; bạn nộp tờ khai chính thức trên eCUS5.

Xung đột dữ liệu giữa các chứng từ là gì?

Khi nhiều chứng từ cung cấp thông tin khác nhau cho cùng một trường (ví dụ: Invoice ghi người mua là "ABC Co." nhưng B/L ghi "ABC Trading Co."), hệ thống sẽ:

1. Đánh dấu trường đó bằng màu vàng
2. Hiện popover khi bạn nhấn vào trường
3. Liệt kê giá trị từ từng chứng từ để bạn chọn giá trị đúng
4. Sau khi chọn, trường chuyển sang màu xanh (đã xác nhận)

Có thể lưu tờ khai nháp để tiếp tục sau không?

Có. Trong quá trình tạo tờ khai, nhấn "Lưu nháp & Thoát" bất kỳ lúc nào. Tờ khai sẽ được lưu với trạng thái Bản nháp và bạn có thể tiếp tục chỉnh sửa khi quay lại.

Tính năng "Dịch & HS Code" hoạt động như thế nào?

Khi nhấn nút "Dịch & HS Code" trong bảng hàng hóa của tờ khai, AI sẽ tự động:

1. Dịch mô tả hàng hóa từ tiếng Anh sang tiếng Việt
2. Phân loại và gợi ý mã HS phù hợp cho từng mặt hàng
3. Áp dụng cho tất cả mặt hàng cùng lúc

Bạn có thể chỉnh sửa lại mã HS bằng tay nếu gợi ý chưa chính xác.

Đăng nhập bằng Google / OAuth có an toàn không?

Có. Hệ thống sử dụng OAuth 2.0 chuẩn công nghiệp qua Google. TOKHAIHAIQUAN.COM không bao giờ lưu mật khẩu Google của bạn — chỉ lưu token phiên làm việc (session token) được mã hóa.

• Phiên làm việc hết hạn sau 7 ngày không hoạt động
• Bạn có thể thu hồi quyền truy cập bất kỳ lúc nào trong cài đặt Google Account
• 2FA của Google vẫn được áp dụng đầy đủ

Hệ thống có hỗ trợ dark mode không?

Có. Nhấn biểu tượng ☀️ / 🌙 trên thanh điều hướng trên cùng để chuyển đổi giữa light mode và dark mode. Tùy chọn được lưu theo trình duyệt — không cần đăng nhập lại.

Làm sao chuyển đổi giữa nhiều workspace?

Nhấn vào tên workspace trên thanh trên cùng (bên cạnh ô tìm kiếm) để mở danh sách workspace bạn thuộc về. Nhấn vào workspace muốn chuyển — trang tải lại với dữ liệu của workspace đó.

• Mỗi workspace có dữ liệu, thành viên, và gói dịch vụ riêng
• Bạn có thể thuộc nhiều workspace cùng lúc với vai trò khác nhau
• Tạo workspace mới: nhấn "+ Tạo Workspace" trong cùng dropdown

Nâng cấp gói dịch vụ như thế nào?

Vào Cài đặt → Gói dịch vụ, chọn gói muốn nâng cấp (Pro hoặc Business), rồi thanh toán qua SePay VietQR:

1. Hệ thống tạo mã QR và số tài khoản chuyển khoản
2. Bạn chuyển khoản đúng số tiền và nội dung (mã đơn hàng)
3. SePay xác nhận tự động trong vòng 1–2 phút
4. Token và tính năng được kích hoạt ngay lập tức

Token AI được tính như thế nào?

Mỗi hành động sử dụng AI tiêu thụ một lượng token nhất định:

• Trích xuất chứng từ PDF có text layer: ~300 token / trang
• Trích xuất chứng từ PDF scan / ảnh: ~1.500 token / trang
• Chat với AI (câu hỏi thông thường): ~200 token / lượt
• Phân loại mã HS (AI): ~150 token / mặt hàng
• Dịch & HS hàng loạt: ~150 token × số dòng hàng

Xem mức tiêu thụ chi tiết tại Token & Wallet.

Voucher giảm giá sử dụng như thế nào?

Khi thanh toán nâng cấp gói hoặc mua token pack, nhập mã voucher vào ô "Mã giảm giá" trước khi xác nhận thanh toán. Hệ thống tự động trừ số tiền được giảm. Mỗi voucher chỉ dùng một lần và có thời hạn sử dụng ghi trên voucher.

Chương trình Affiliate hoạt động như thế nào?

Vào Cài đặt → Affiliate để lấy link giới thiệu riêng của bạn. Khi người dùng mới đăng ký và thanh toán qua link đó:

• Bạn nhận hoa hồng 10% giá trị đơn hàng đầu tiên (tier STANDARD; tier GOLD đến 20%)
• Hoa hồng được cộng vào ví Affiliate trong vòng 7 ngày sau khi thanh toán xác nhận
• Rút tiền về tài khoản ngân hàng: tối thiểu 200.000 VND, xử lý trong 3–5 ngày làm việc

Debit Note là gì và khi nào được tạo?

Debit Note là chứng từ ghi nợ giữa các đối tác trong chuỗi logistics. Hệ thống tự động tạo Debit Note khi:

• Demurrage (DEM): Container lưu bãi quá số ngày miễn phí (free day)
• Detention (DET): Container trả trễ hạn cho hãng tàu
• SLA breach: Đối tác vi phạm thỏa thuận mức dịch vụ
• Phí phát sinh: Phụ phí cảng, phí lưu kho, phí chỉnh sửa B/L

Xem và quản lý Debit Note tại Tài Chính → Debit Notes (/finance/debit-notes).

Container DEM (Demurrage) được tính như thế nào?

Demurrage là phí phát sinh khi container ở bãi cảng quá số ngày miễn phí (free day) mà hãng tàu/cảng cấp:

1. Hệ thống lấy ngày Gate In từ sự kiện container
2. Đếm số ngày từ Gate In đến ngày lấy hàng (pickup)
3. Nếu vượt free day: DEM = (số ngày vượt) × đơn giá DEM / ngày / container
4. Debit Note được tạo tự động và gửi cho bên phải chịu phí

Cài đặt free day và đơn giá DEM tại trang chi tiết Booking hoặc Đối Tác → Hợp đồng dịch vụ.

SLA breach là gì và khi nào được kích hoạt?

SLA (Service Level Agreement) là thỏa thuận mức dịch vụ giữa các bên. Hệ thống giám sát liên tục và kích hoạt cảnh báo / Debit Note khi:

• ETA bị trễ: Tàu/hàng đến trễ hơn ngày cam kết trong Booking
• Chứng từ nộp trễ: B/L, C/O, hoặc chứng từ KTCN không nộp đúng deadline
• Container trả trễ: Vượt quá thời hạn trả container (Detention)

Xem trạng thái SLA tại tab SLA trong trang chi tiết Shipment.

Token balance âm có thể xảy ra không?

Không. Hệ thống kiểm tra balance trước mỗi AI call — nếu không đủ token, request bị từ chối với lỗi INSUFFICIENT_TOKENS. Balance không bao giờ xuống dưới 0.

Nếu gặp lỗi này: mua top-up tại /tokens hoặc chờ reset daily (FREE tier).

Hợp nhất (merge) 2 shipment có được không?

Hiện tại không hỗ trợ merge Shipment từ UI. Workaround:

1. Chuyển Booking và Container từ shipment cần đóng sang shipment chính (gắn lại shipmentId)
2. Đánh dấu shipment cũ là CANCELLED
3. Liên hệ support nếu cần hỗ trợ di chuyển dữ liệu hàng loạt.

Vượt giới hạn seat trong gói — điều gì xảy ra?

Khi workspace có nhiều thành viên active hơn giới hạn gói:

• Hệ thống gửi cảnh báo cho OWNER
• Thành viên hiện tại vẫn dùng được (không bị kick)
• Không thể mời thêm thành viên mới cho đến khi nâng gói hoặc vô hiệu hoá bớt người

Tờ khai OLA (đầu 5) có gì khác?

OLA (One-time License Authorization / tờ khai đầu 5) — tờ khai vận chuyển hàng hóa độc lập:

• Không thể hủy sau khi đã nộp lên hải quan
• Không thể sửa (amendment) như tờ khai IMP/EXP
• Kiểm tra kỹ toàn bộ thông tin trước khi nhấn Submit
• Nếu khai sai, phải tạo tờ khai mới và chịu phạt theo quy định

Xuất dữ liệu tất cả tờ khai để backup?

Vào /declarations → chọn tất cả (hoặc lọc theo kỳ) → Xuất Excel. File Excel chứa toàn bộ header, thông tin hàng hóa, thuế của mỗi tờ khai.

Để backup dữ liệu toàn workspace (chứng từ, lô hàng, tài chính), liên hệ support — hỗ trợ export ZIP theo yêu cầu cho gói Business/Enterprise.

Sau khi subscription expire, dữ liệu có bị xoá không?

Không. Dữ liệu được giữ nguyên ngay cả khi workspace bị SUSPENDED. Sau khi gia hạn, mọi dữ liệu khôi phục đầy đủ.

Chính sách xoá dữ liệu: workspace ở trạng thái SUSPENDED trên 12 tháng liên tục mà không có hoạt động → admin liên hệ thông báo trước 30 ngày trước khi xoá. Xem chi tiết → Dunning & Xử lý thanh toán thất bại.

Tôi thấy chi phí DEM nhưng hàng đã lấy — sao vẫn tính?

Nguyên nhân phổ biến: ngày GATE_OUT (container ra cảng) chưa được cập nhật trong hệ thống. DEM tính đến ngày GATE_OUT, không phải ngày bạn tự nhớ lấy hàng.

Xử lý:

1. Vào chi tiết Container → kiểm tra ngày GATE_OUT
2. Nếu chưa có hoặc sai: cập nhật thủ công với ngày thực tế
3. DEM sẽ được tính lại ngay
4. Nếu kết nối ePort: ngày GATE_OUT tự cập nhật — kiểm tra kết nối trong /settings/integrations

Tờ khai đã truyền rồi có sửa được không?

TKHQ hỗ trợ sửa và hủy tờ khai IMP (đầu 1) và EXP (đầu 3) sau khi đã truyền, tùy theo trạng thái thông quan và quy định hải quan hiện hành. Riêng tờ khai OLA (đầu 5 — vận chuyển độc lập) KHÔNG thể hủy và KHÔNG thể sửa sau khi đã nộp lên hải quan — đây là ràng buộc pháp lý, không phải giới hạn của phần mềm. Vì vậy, hãy kiểm tra kỹ toàn bộ thông tin tờ khai OLA trước khi nhấn Submit; nếu khai sai OLA, cần tạo tờ khai mới và chịu phạt theo quy định.

AI đọc sai hóa đơn — sửa ở đâu?

TKHQ cho phép chỉnh sửa trực tiếp trên từng ô trong bảng hàng hóa và các trường thông tin của tờ khai sau khi AI trích xuất xong. Cách nhanh nhất: nhấn vào ô cần sửa → nhập lại giá trị đúng → lưu. Nếu sai nhiều trường do file bị mờ hoặc bị xoay, thử upload lại file chất lượng cao hơn (300 DPI trở lên) rồi chạy lại trích xuất. Dữ liệu AI điền vào là điểm khởi đầu — bạn có toàn quyền chỉnh sửa trước khi xuất file Excel.

HS gợi ý sai — ai chịu trách nhiệm?

TKHQ cung cấp gợi ý mã HS dựa trên cơ sở dữ liệu 14.000+ dòng mã HS (4/6/8 số) và mô tả hàng hóa bạn nhập, với độ tin cậy >90% trên dữ liệu đo thực tế. Tuy nhiên, người khai hải quan chịu trách nhiệm pháp lý cuối cùng về mã HS khai báo — AI là công cụ hỗ trợ, không phải người khai. Luôn đối chiếu gợi ý của TKHQ với Biểu thuế xuất nhập khẩu chính thức trước khi nộp tờ khai.

Hết token giữa chừng — dữ liệu đã nhập có bị mất không?

TKHQ không mất dữ liệu khi hết token. Khi balance không đủ, hệ thống từ chối thao tác AI ngay tại bước đó và trả lỗi INSUFFICIENT_TOKENS — những trường đã điền trước đó vẫn được giữ nguyên. Tờ khai đang soạn được tự động lưu dưới dạng bản nháp. Bạn có thể mua top-up token tại /tokens rồi tiếp tục từ bước bị dừng mà không cần nhập lại dữ liệu.

Workspace nhiều người — sếp xem được tất cả không?

TKHQ hỗ trợ phân quyền theo vai trò trong workspace. Thành viên có vai trò OWNER hoặc ADMIN xem được toàn bộ tờ khai, chứng từ, và dữ liệu của workspace. Thành viên vai trò MEMBER chỉ thao tác trên tờ khai được phân công. Để thay đổi vai trò: vào Cài đặt → Thành viên, chọn thành viên cần điều chỉnh, đổi vai trò tương ứng. Mỗi workspace có cài đặt thành viên và gói dịch vụ độc lập.

Thuế TKHQ tính có khớp với eCUS không — nếu lệch thì sao?

TKHQ tính thuế nhập khẩu, VAT nhập khẩu, và thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu có) dựa trên mã HS, trị giá hải quan, và biểu thuế trong cơ sở dữ liệu. Kết quả mang tính tham khảo để bạn kiểm tra trước khi nộp — số thuế chính thức do cơ quan hải quan xác nhận sau khi tờ khai được tiếp nhận. Nếu thấy lệch so với eCUS: kiểm tra lại mã HS (phải đúng 8 số), trị giá hải quan, tỷ giá áp dụng, và thuế suất FTA nếu có C/O. Liên hệ support nếu cần kiểm tra từng dòng tính thuế.

Đang dùng eCUS — chuyển qua TKHQ có phải nhập lại không?

TKHQ không import trực tiếp file XML từ eCUS vào bản nháp tờ khai. Luồng một chiều là ngược lại: TKHQ xuất template Excel chuẩn bố cục tờ khai để bạn đối chiếu và nhập vào eCUS5 khi khai chính thức. Khi chuyển sang dùng TKHQ, bạn tạo tờ khai mới từ đầu (upload chứng từ → AI điền → kiểm tra → xuất Excel); dữ liệu lịch sử trong eCUS không bị ảnh hưởng và vẫn tra cứu được bình thường bên eCUS.

Dữ liệu của workspace mình có bị lộ sang workspace khác không?

TKHQ tách biệt dữ liệu theo workspace ở tầng cơ sở dữ liệu — mỗi truy vấn đều lọc theo workspaceId của phiên đăng nhập hiện tại. Thành viên workspace A không thể truy cập tờ khai, chứng từ, hay dữ liệu của workspace B dù dùng cùng tài khoản. Nếu bạn thuộc nhiều workspace, chuyển workspace qua dropdown trên thanh điều hướng — dữ liệu hiển thị đổi theo workspace đang chọn.