Tally sheet là gì

Tally sheet (phiếu kiểm đếm) là chứng từ ghi lại số lượng và tình trạng thực tế của hàng hoá tại thời điểm xếp hoặc dỡ. Người thực hiện gọi là tally man (nhân viên kiểm đếm), và hành động đó gọi là tally.

Đây là chứng từ hiện trường: nó không quyết định quyền sở hữu hay nghĩa vụ thanh toán, nhưng khi phát sinh tranh chấp thiếu hàng hay hư hỏng, tally sheet là bằng chứng đầu tiên được lôi ra.

Nội dung một tally sheet

• Tên tàu / số chuyến, hoặc số xe với hàng bộ.
• Số vận đơn, số container và số seal.
• Ngày giờ bắt đầu và kết thúc kiểm đếm.
• Số kiện đếm được theo từng loại hàng, ký mã hiệu.
• Ghi chú tình trạng: kiện rách, ướt, móp, seal không nguyên vẹn, hàng thiếu so với chứng từ.
• Chữ ký của tally man và đại diện các bên có mặt.

Phần ghi chú tình trạng là phần có giá trị nhất. Một tally sheet chỉ ghi số lượng mà bỏ trống tình trạng sẽ mất phần lớn tác dụng khi khiếu nại.

Tally sheet dùng khi nào

Thời điểm	Mục đích
Xếp hàng lên tàu	Xác nhận đủ số kiện đã giao cho người vận chuyển
Dỡ hàng khỏi tàu	Đối chiếu với manifest và vận đơn, phát hiện thiếu hụt
Đóng / rút hàng container	Ghi nhận số kiện thực tế vào hoặc ra khỏi container
Nhập, xuất kho	Đối chiếu với phiếu giao nhận

Phân biệt với các chứng từ gần giống

• Packing list do người bán lập, ghi hàng đáng lẽ có trong lô. Tally sheet ghi hàng thực tế đếm được. Lệch giữa hai chứng từ này là dấu hiệu thiếu hàng.
• Cargo receipt là biên nhận xác nhận đã nhận hàng. Tally sheet là bản kiểm đếm chi tiết đứng sau biên nhận đó.
• Vận đơn (B/L) là chứng từ vận tải có giá trị pháp lý về quyền nhận hàng, không phải bản ghi hiện trường.

Vì sao dân logistics quan tâm

Khi hàng đến thiếu kiện hoặc hư hỏng, câu hỏi đầu tiên là "thiếu từ khâu nào". Chuỗi tally sheet qua từng khâu — xếp, dỡ, rút hàng — cho biết số kiện còn đủ đến điểm nào và mất ở đâu. Không có tally sheet, việc quy trách nhiệm giữa người bán, hãng tàu, cảng và kho gần như không có căn cứ.

Liên hệ trong TKHQ

TKHQ không thay thế công việc kiểm đếm hiện trường. Nhưng số kiện, trọng lượng và quy cách trên chứng từ được lưu tập trung theo từng lô, nên khi cần đối chiếu với tally sheet bạn có sẵn con số gốc để so. Xem Chứng từ, Manifest hàng hoá và Shipment Hub.