Quy trình nghiệp vụ

TKHQ hỗ trợ toàn bộ quy trình từ upload chứng từ đến xuất file Excel để khai chính thức trên eCUS5 — bao gồm luồng nhập khẩu (IMP), xuất khẩu (EXP), và logistics đầy đủ cho forwarder.

Hai luồng chính: nhập khẩu và xuất khẩu — mỗi luồng từ chứng từ đến thông quan.

Hướng dẫn lập tờ khai nhập khẩu

Chọn Hướng dẫn lập tờ khai nhập khẩu để đi theo luồng IMP có hướng dẫn. Launcher có trên /documents, /documents/upload, /documents/:id, /declarations/new, và /declarations/:id. Nếu bạn mở từ một route ngoài /documents, TKHQ đưa bạn về /documents trước khi bắt đầu.

Luồng dừng ở các ranh giới nghiệp vụ: upload → trích xuất chứng từ → tạo tờ khai IMP → hàng hóa → chi phí → kiểm tra thuế/rủi ro và xác thực → xuất XLSX → tự nhập, kiểm tra, sửa và gửi trong ECUS5. Hướng dẫn chỉ đánh dấu thao tác bạn thực hiện trong giao diện gốc; nó không tự tải lên chứng từ, tạo tờ khai, hay sửa dữ liệu. Dùng Kế tiếp để đi qua các bước và Kết thúc ở bước cuối.

Hướng dẫn yêu cầu workspace đang hoạt động cùng quyền Chứng từ và Tờ khai. Để không mang nhầm hồ sơ sang ngữ cảnh khác, TKHQ chỉ giữ vị trí hướng dẫn trong phiên trình duyệt hiện tại, tối đa 15 phút, theo user và workspace; hướng dẫn không lưu định danh chứng từ hoặc tờ khai đang làm. Đổi workspace hoặc mất quyền sẽ kết thúc hướng dẫn.

Luồng nhập khẩu (IMP — đầu 1)

TKHQ hỗ trợ xuyên suốt khâu chuẩn bị hồ sơ nhập khẩu — từ lúc nhận B/L đến khi xuất file Excel để khai chính thức trên eCUS5. Doanh nghiệp giảm thao tác nhập liệu thủ công: AI đọc chứng từ, gợi ý mã HS, và tạo sẵn tờ khai để người phụ trách kiểm tra trước khi khai.

Hàng về cảng → khai báo nhập → thông quan → nhận hàng.

Các bước:

Nhận B/L → Upload chứng từ → AI trích xuất → Tạo tờ khai IMP → Kiểm tra mã HS → Xuất Excel → Khai trên eCUS5 → Thông quan → Nhận hàng

🔍

Bước 2 — tải bộ chứng từ lên, AI trích xuất dữ liệu ngay sau đó

🔍

Bước 4 — wizard tờ khai đã điền sẵn từ chứng từ, người khai chỉ soát lại

So sánh: Tự khai vs Qua đại lý

Tiêu chí	Tự khai (trực tiếp)	Qua đại lý hải quan
Chi phí	Thấp hơn	Cao hơn (phí đại lý)
Tốc độ	Phụ thuộc nội bộ	Nhanh hơn nếu đại lý có kinh nghiệm
Trách nhiệm	Doanh nghiệp chịu	Đại lý chịu trách nhiệm kỹ thuật
Phù hợp	DN có team xuất nhập khẩu	DN nhỏ, ít lô hàng

Khuyến nghị

Dùng TKHQ để tự khai tiết kiệm chi phí đại lý. Trợ lý AI hỗ trợ tra cứu mã HS và kiểm tra form real-time.

Luồng xuất khẩu (EXP — đầu 3)

TKHQ hỗ trợ đầy đủ khâu chuẩn bị hồ sơ xuất khẩu — từ booking container đến khi tàu rời cảng. AI trích xuất chứng từ, kiểm tra thuế suất xuất khẩu, và xuất file Excel để khai chính thức trên eCUS5 — người dùng chỉ cần xác nhận từng bước.

Chuẩn bị hàng → khai báo xuất → thông quan → giao hàng lên tàu.

Các bước:

Booking container → Chuẩn bị chứng từ → Upload + AI extract → Tạo tờ khai EXP → Kiểm tra thuế suất XK → Xuất Excel → Khai trên eCUS5 → Thông quan → Cut-off → Tàu rời cảng

So sánh: Xuất FOB vs CIF

Điều kiện	Trách nhiệm bên bán	Chi phí vận chuyển	Bảo hiểm
FOB	Đến cảng xuất	Người mua chịu	Người mua
CIF	Đến cảng đích	Người bán chịu	Người bán
EXW	Tại kho	Người mua chịu toàn bộ	Người mua

Lưu ý OLA (đầu 5)

Tờ khai vận chuyển độc lập (OLA) không thể hủy hoặc sửa sau khi nộp. Kiểm tra kỹ trước khi submit.

Luồng logistics đầy đủ (Forwarder)

TKHQ cung cấp luồng end-to-end cho forwarder — từ tạo CRM lead, booking container, khai báo hải quan, đến phát hành invoice và theo dõi công nợ trên một nền tảng. Mỗi bước được liên kết dữ liệu với nhau, giúp loại bỏ nhập liệu trùng lặp giữa phần mềm khai báo và hệ thống quản lý vận tải.

Dành cho công ty forwarder/logistics quản lý từ đầu đến cuối — từ booking đến giao hàng khách.

Luồng nhập khẩu (IMP) đầy đủ:

1. Nhận yêu cầu từ khách → Tạo CRM Lead → Quote báo giá
2. Quote ACCEPTED → Tạo Shipment IMP
3. Booking với hãng tàu → Upload Booking Confirmation
   → AI extract → spawn containers
4. Hàng lên tàu → Nhận B/L, Packing List, Invoice
   → Upload → AI extract → Apply vào Shipment
5. Tàu đến → ePort DISCHARGED event
   → Container DISCHARGED, SLA DEM bắt đầu
6. Làm thủ tục HQ:
   → Tạo tờ khai IMP từ chứng từ đã extract
   → AI gợi ý mã HS, tính thuế
   → Xuất Excel → Khai trên eCUS5
7. Thông quan → Đặt Trip (xe lấy hàng)
   → Container GATE_OUT, SLA DET bắt đầu
8. Trip DELIVERED → Container DELIVERED
   → Debit Note tự sinh từ trip costs
9. Container EMPTY_RETURNED → SLA DET kết thúc
10. Phát hành Invoice cho khách → Theo dõi công nợ

Checkpoint SLA quan trọng:

Checkpoint	Deadline	Rủi ro nếu trễ
B/L nhận	T+3 sau ETD	Không có chứng từ gốc
Tờ khai nộp	T+2 sau DISCHARGED	DEM tích lũy
GATE_OUT	Trong free time DEM	Phí DEM
EMPTY_RETURNED	Trong free time DET	Phí DET
Invoice xuất	Sau giao hàng 3 ngày	Delay thu tiền

Luồng tài chính theo lô hàng

Quote ACCEPTED (doanh thu cam kết)
    ↓
Shipment tạo → liên kết quoteId
    ↓
Trip DELIVERED → Debit Note DRAFT (chi phí)
    ↓
Debit Note SENT → gửi khách thanh toán
    ↓
Payment → đánh dấu PAID → cộng vào AR
    ↓
P&L lô hàng = Revenue (Quote) - Costs (Debit Notes)

Xem chi tiết → Công nợ & P&L và Debit Note.