Cách đọc tờ khai hải quan

Tờ khai hải quan là chứng từ khai báo hàng hoá xuất nhập khẩu với cơ quan hải quan. Với người mới, tờ khai in ra trông giống một bảng dày đặc số — nhưng thực chất chỉ có 5 nhóm thông tin. Nắm 5 nhóm này là đọc được mọi tờ khai, nhập hay xuất.

1. Nhóm định danh tờ khai

Nằm ở đầu tờ khai, trả lời "đây là tờ khai nào, loại gì".

Trường	Ý nghĩa
Số tờ khai	Chuỗi 12 chữ số do hệ thống cấp. Chữ số đầu cho biết loại hình chính: 1 = nhập khẩu, 3 = xuất khẩu, 5 = vận chuyển độc lập.
Mã loại hình	Mã chữ + số (ví dụ nhóm A cho nhập kinh doanh, nhóm B cho xuất kinh doanh, nhóm E cho gia công/sản xuất xuất khẩu). Quyết định nghĩa vụ thuế và hồ sơ phải nộp.
Ngày đăng ký	Mốc tính thời hạn nộp thuế và thời hạn lưu giữ hồ sơ.
Chi cục hải quan	Đơn vị tiếp nhận, thường gắn với cửa khẩu hoặc nơi doanh nghiệp đăng ký.

Xem thêm phân biệt 3 loại tờ khai tại Tờ khai.

2. Nhóm các bên tham gia

• Người xuất khẩu / người nhập khẩu — tên, địa chỉ, mã số thuế.
• Người uỷ thác (nếu có) — khi doanh nghiệp thuê đơn vị khác đứng tên khai.
• Đại lý hải quan — nếu tờ khai do đại lý thực hiện thay chủ hàng.

Sai mã số thuế hoặc sai tên pháp nhân ở nhóm này là lỗi phải sửa tờ khai, nên đây là chỗ cần soát trước tiên.

3. Nhóm vận tải và hàng hoá

• Vận đơn (B/L / AWB), tên phương tiện, số chuyến.
• Cảng xếp hàng / cảng dỡ hàng, địa điểm lưu kho.
• Số lượng kiện, trọng lượng, loại bao bì.
• Số container và số seal với hàng đóng container.

Các số này phải khớp với vận đơn và packing list. Lệch số kiện hoặc trọng lượng là nguyên nhân phổ biến khiến tờ khai bị chuyển luồng kiểm tra.

4. Nhóm dòng hàng — phần quan trọng nhất

Mỗi dòng hàng gồm:

• Mô tả hàng hoá — tên thương mại, quy cách, ký mã hiệu.
• Mã HS — quyết định thuế suất. Xem Tra cứu mã HS.
• Xuất xứ — cùng với C/O quyết định có được hưởng thuế ưu đãi FTA hay không.
• Lượng và đơn vị tính.
• Đơn giá và trị giá hoá đơn.
• Trị giá tính thuế — không phải lúc nào cũng bằng trị giá hoá đơn, vì còn cộng/trừ các khoản điều chỉnh (cước, bảo hiểm, phí bản quyền…).

5. Nhóm thuế và kết quả xử lý

• Thuế nhập khẩu / xuất khẩu, thuế VAT, và thuế khác nếu có (tiêu thụ đặc biệt, bảo vệ môi trường, chống bán phá giá).
• Tổng số tiền thuế phải nộp.
• Kết quả phân luồng: luồng xanh (thông quan tự động), luồng vàng (kiểm tra hồ sơ), luồng đỏ (kiểm tra thực tế hàng hoá).
• Ngày thông quan và mã vạch — xem Barcode hải quan.

Đọc tờ khai xuất khẩu khác gì tờ khai nhập khẩu?

Cấu trúc giống nhau, khác ở trọng tâm:

• Tờ khai xuất bắt đầu bằng số 3, phần lớn hàng hoá có thuế suất xuất khẩu 0% nên nhóm thuế thường đơn giản hơn.
• Vai trò người xuất khẩu là doanh nghiệp Việt Nam, còn người nhập khẩu là đối tác nước ngoài.
• Thay vì quan tâm C/O đầu vào, tờ khai xuất chú ý đến chứng từ để đối tác xin C/O tại Việt Nam.

Soát tờ khai trước khi nộp

Danh sách kiểm tra tối thiểu:

1. Mã số thuế và tên pháp nhân đúng.
2. Mã loại hình đúng với bản chất giao dịch.
3. Mã HS thống nhất với mô tả hàng hoá.
4. Số kiện, trọng lượng, số container khớp vận đơn và packing list.
5. Trị giá tính thuế đã cộng đủ các khoản điều chỉnh.
6. Xuất xứ khớp với C/O nếu muốn hưởng ưu đãi.

Trong TKHQ, dữ liệu ở nhóm 2, 3 và 4 được lấy tự động từ chứng từ đã tải lên, nên phần lớn lỗi lệch số giữa tờ khai và chứng từ được phát hiện trước khi nộp. Xem Chứng từ và Quy trình.

Lưu ý pháp lý

Nội dung trên mô tả cách đọc các trường thông tin phổ biến trên tờ khai. Biểu mẫu, mã loại hình và chính sách thuế thay đổi theo văn bản pháp luật từng thời kỳ — luôn đối chiếu với quy định hiện hành và hướng dẫn của chi cục hải quan quản lý trước khi nộp.