CRM & Lead

Quản lý khách hàng tiềm năng — pipeline bán hàng từ Lead đến chốt hợp đồng. Route: /crm.

Tổng quan

CRM Module theo dõi vòng đời khách hàng tiềm năng (Lead) từ lần tiếp xúc đầu đến khi chốt deal và chuyển thành khách hàng thực tế.

Pipeline stages:

Stage	Mô tả
NEW	Lead mới, chưa liên hệ
CONTACTED	Đã liên hệ lần đầu
QUALIFIED	Xác nhận có nhu cầu thực
PROPOSAL	Đã gửi báo giá / đề xuất
NEGOTIATION	Đang đàm phán điều khoản
WON	Chốt deal thành công
LOST	Mất deal — ghi rõ lý do

Timeline ví dụ một lead:

Sự kiện	Ngày	Người thực hiện
Tạo lead từ website form	01/05	Hệ thống tự động
Gọi điện giới thiệu	03/05	Sales Lan
Gửi báo giá Pro Annual	05/05	Sales Lan
Họp demo sản phẩm	08/05	Sales Lan + Manager
Khách ký hợp đồng	15/05	Sales Lan

🔍

Kanban board pipeline — kéo thả Lead giữa các stage

Tạo & quản lý Lead

Thêm lead mới:

1. Vào /crm → + Thêm Lead
2. Điền:
   • Tên công ty / cá nhân
   • Email, điện thoại
   • Nguồn (website, giới thiệu, cold call, affiliate...)
   • Nhu cầu ước tính (gói dự kiến, quy mô lô hàng)
   • Gán cho sales (owner)
3. Lưu → Lead xuất hiện ở stage NEW

Chuyển stage:

• Kéo thả card trên Kanban view
• Hoặc vào chi tiết lead → dropdown Stage → chọn stage mới

Lead tồn pipeline > 30 ngày

Lead không có hoạt động trong 30 ngày → cảnh báo Telegram weekly đến ADMIN. Review và quyết định: tiếp tục theo đuổi, chuyển LOST, hoặc assign lại.

Hoạt động & lịch sử

Ghi nhận hoạt động:

Loại hoạt động	Khi nào dùng
Gọi điện	Log cuộc gọi: thời gian, nội dung tóm tắt, kết quả
Email	Ghi nhận email đã gửi/nhận
Họp	Ngày giờ, người tham dự, kết quả
Demo	Demo sản phẩm — link recording nếu có
Ghi chú	Thông tin thêm về lead

Mọi hoạt động hiển thị theo timeline trong chi tiết lead — team có thể xem lịch sử tương tác đầy đủ.

🔍

Timeline hoạt động lead — mọi tương tác theo thứ tự thời gian

Báo cáo CRM

Báo cáo conversion:

Chỉ số	Mô tả
Lead volume	Số lead mới theo kỳ
Conversion rate	% Lead → WON
Avg sales cycle	Thời gian trung bình từ NEW đến WON
Win rate by source	Tỷ lệ chốt theo nguồn lead
Revenue forecast	Dự báo doanh thu từ PROPOSAL + NEGOTIATION

Filter theo:

• Sales rep (từng người)
• Nguồn lead
• Gói dịch vụ dự kiến
• Khoảng thời gian

Chuyển sang khách hàng

Khi Lead WON:

1. Click Chuyển thành khách hàng → tạo Partner record tự động
2. Tờ khai, lô hàng, báo giá gắn với Partner mới
3. Lead vẫn lưu lịch sử — link sang Partner record

Phân quyền CRM

SALES chỉ thấy Lead và Quote do mình tạo (ownerId = user.id). Muốn xem toàn bộ pipeline:

Role	Quyền xem
SALES	Chỉ Lead/Quote của mình
OPS	Xem tất cả (chỉ đọc)
ACCOUNTANT	Xem tất cả (chỉ đọc)
ADMIN / OWNER	Xem và quản lý tất cả

Giao Lead cho SALES khác

ADMIN có thể reassign Lead từ sales này sang sales khác trong chi tiết Lead → trường Phụ trách. Sau reassign, sales cũ mất quyền xem.

Nhắc nhở hợp đồng tự động

Hệ thống tự động theo dõi Partner.contractEndDate và Quote.validUntil để nhắc gia hạn:

Trước ngày hết hạn	Hành động tự động
30 ngày	Telegram alert đến SALES phụ trách + OWNER
14 ngày	Email nhắc kèm link chi tiết hợp đồng
7 ngày	Telegram alert lần 2 + tạo CrmLead mới stage CONTACTED (auto-renewal lead)

Auto-renewal lead: Hệ thống tự sinh Lead với note "Hợp đồng sắp hết hạn — gia hạn hoặc upsell" và gán cho sales phụ trách. Không cần nhớ thủ công.

Revenue forecast

Dashboard tổng hợp dự báo doanh thu từ pipeline:

Stage	Trọng số mặc định	Công thức
PROPOSAL	20%	Giá trị quote × 20%
NEGOTIATION	60%	Giá trị quote × 60%
WON	100%	Giá trị hợp đồng thực tế

Forecast được tính theo tháng và hiển thị trong báo cáo CRM → tab Dự báo. ADMIN có thể điều chỉnh trọng số phù hợp với tỷ lệ chốt thực tế của team.