CRM & Lead

TKHQ giúp đội sales theo dõi toàn bộ pipeline từ lead tiếp xúc đầu đến khi chốt hợp đồng, tự động nhắc gia hạn và dự báo doanh thu.

Quản lý khách hàng tiềm năng — pipeline bán hàng từ Lead đến chốt hợp đồng. Route: /crm.

Tổng quan

TKHQ theo dõi vòng đời khách hàng tiềm năng (Lead) từ lần tiếp xúc đầu đến khi chốt deal và chuyển thành khách hàng thực tế.

Pipeline stages:

Stage	Mô tả
NEW	Lead mới, chưa liên hệ
CONTACTED	Đã liên hệ lần đầu
QUOTED	Đã gửi báo giá
WON	Chốt deal — chuyển thành đối tác (chỉ đạt được qua thao tác chuyển đổi lead)
LOST	Mất deal — có thể mở lại về CONTACTED

CRM pipeline — Kanban board pipeline — kéo thả Lead giữa các stage

Đổi tên cột phễu (nhãn tùy biến)

Chủ workspace (OWNER) có thể đặt lại tên hiển thị cho 5 cột phễu ở trên — ví dụ đổi "QUOTED" thành "Đã báo giá — chờ phản hồi" cho khớp thuật ngữ nội bộ của team.

Vào Cài đặt workspace → tab Chung → mục Nhãn cột CRM
Nhập nhãn tùy biến cho từng cột (để trống = giữ nhãn mặc định)
Lưu → toàn bộ thành viên workspace thấy nhãn mới ngay trên Kanban và chi tiết Lead

Chỉ đổi tên hiển thị

Đổi nhãn không ảnh hưởng logic pipeline — thứ tự cột và điều kiện chuyển trạng thái (ví dụ WON chỉ đạt được qua thao tác chuyển đổi) vẫn giữ nguyên như trước.

Nhãn không được chứa ký tự công thức

Hệ thống chặn nhãn bắt đầu bằng khoảng trắng hoặc các ký tự dễ bị hiểu nhầm thành công thức khi mở bằng Excel (=, +, -, @, tab).

Tạo & quản lý Lead

Thêm lead mới:

Vào /crm → + Thêm Lead
Điền:
- Tên công ty / cá nhân
- Email, điện thoại
- Nguồn (website, giới thiệu, cold call, affiliate...)
- Nhu cầu ước tính (gói dự kiến, quy mô lô hàng)
- Gán cho sales (owner)
Lưu → Lead xuất hiện ở stage NEW

Chuyển stage:

Kéo thả card trên Kanban view
Hoặc vào chi tiết lead → dropdown Stage → chọn stage mới

Lead tồn pipeline > 30 ngày

Lead không có hoạt động trong 30 ngày → cảnh báo Telegram weekly đến ADMIN. Review và quyết định: tiếp tục theo đuổi, chuyển LOST, hoặc assign lại.

Thao tác nhanh từ chi tiết Lead:

Nút	Điều kiện hiển thị	Hành động
Tạo báo giá	Lead chưa ở stage WON/LOST	Mở form tạo Quote mới, tự động điền sẵn Lead vào báo giá
Gửi email	Luôn hiện	Mở hộp thoại gửi email theo dõi (xem mục dưới)
Xem đối tác	Lead ở stage WON và đã có Partner liên kết	Chuyển sang trang chi tiết Partner tương ứng

Gửi email theo dõi từ hồ sơ Lead

Sale gửi email theo dõi trực tiếp từ chi tiết Lead — email đi qua hộp thư SMTP riêng của workspace (không dùng chung với hệ thống), giống cách Quote gửi khách.

Cách gửi:

Vào chi tiết Lead → nút Gửi email
Địa chỉ nhận mặc định lấy từ email của Lead — có thể sửa tay
Nhập tiêu đề và nội dung
Bấm Gửi email

Cần cấu hình SMTP workspace trước

Email chỉ gửi được khi hộp thư SMTP của workspace đã cấu hình và ở trạng thái đã xác minh (mục Cài đặt → Email). Nếu chưa xác minh, hệ thống báo lỗi và không gửi.

Giới hạn chống spam: mỗi Lead chỉ gửi được 1 email mỗi 60 giây (cooldown), và mỗi workspace tối đa 200 email/ngày. Quá giới hạn, hệ thống báo lỗi và không gửi.

Yêu cầu quyền crm:send-email — mặc định đã cấp cho vai trò SALES.

Hoạt động & lịch sử

Mỗi lần gửi email theo dõi được ghi lại thành một dòng hoạt động (kèm địa chỉ nhận và tiêu đề) trong tab Lịch sử của chi tiết Lead, cùng các mốc thời gian hệ thống tự ghi: tạo lead, giao cho sale, chuyển đổi thành đối tác, cập nhật gần nhất.

Lịch sử hoạt động CRM — Tab Lịch sử — timeline mốc thời gian và hoạt động gửi email của lead

Báo cáo CRM

Báo cáo conversion:

Chỉ số	Mô tả
Lead volume	Số lead mới theo kỳ
Conversion rate	% Lead → WON
Avg sales cycle	Thời gian trung bình từ NEW đến WON
Win rate by source	Tỷ lệ chốt theo nguồn lead
Revenue forecast	Dự báo doanh thu từ PROPOSAL + NEGOTIATION

Filter theo:

Sales rep (từng người)
Nguồn lead
Gói dịch vụ dự kiến
Khoảng thời gian

Chuyển sang khách hàng

Khi Lead WON:

Click Chuyển thành khách hàng → tạo Partner record tự động
Tờ khai, lô hàng, báo giá gắn với Partner mới
Lead vẫn lưu lịch sử — link sang Partner record

Phân quyền CRM

SALES chỉ thấy Lead và Quote do mình tạo (ownerId = user.id). Muốn xem toàn bộ pipeline:

Role	Quyền xem
SALES	Chỉ Lead/Quote của mình
OPS	Xem tất cả (chỉ đọc)
ACCOUNTANT	Xem tất cả (chỉ đọc)
ADMIN / OWNER	Xem và quản lý tất cả

Giao Lead cho SALES khác

ADMIN có thể reassign Lead từ sales này sang sales khác trong chi tiết Lead → trường Phụ trách. Sau reassign, sales cũ mất quyền xem.

Nhắc nhở hợp đồng tự động

Hệ thống tự động theo dõi Partner.contractEndDate và Quote.validUntil để nhắc gia hạn:

Trước ngày hết hạn	Hành động tự động
30 ngày	Telegram alert đến SALES phụ trách + OWNER
14 ngày	Email nhắc kèm link chi tiết hợp đồng
7 ngày	Telegram alert lần 2 + tạo CrmLead mới stage CONTACTED (auto-renewal lead)

Auto-renewal lead: Hệ thống tự sinh Lead với note "Hợp đồng sắp hết hạn — gia hạn hoặc upsell" và gán cho sales phụ trách. Không cần nhớ thủ công.

Revenue forecast

Dashboard tổng hợp dự báo doanh thu từ pipeline:

Stage	Trọng số mặc định	Công thức
PROPOSAL	20%	Giá trị quote × 20%
NEGOTIATION	60%	Giá trị quote × 60%
WON	100%	Giá trị hợp đồng thực tế

Forecast được tính theo tháng và hiển thị trong báo cáo CRM → tab Dự báo. ADMIN có thể điều chỉnh trọng số phù hợp với tỷ lệ chốt thực tế của team.

CRM & Lead ​

Tổng quan ​

Đổi tên cột phễu (nhãn tùy biến) ​

Tạo & quản lý Lead ​

Gửi email theo dõi từ hồ sơ Lead ​

Hoạt động & lịch sử ​

Báo cáo CRM ​

Chuyển sang khách hàng ​

Phân quyền CRM ​

Nhắc nhở hợp đồng tự động ​

Revenue forecast ​