Giao diện
Báo giá (Quotes)
TKHQ cho phép tạo báo giá dịch vụ logistics có versioning, gửi PDF tự động cho khách, và theo dõi từ đàm phán đến khi chốt thành Shipment.
Tạo và quản lý báo giá dịch vụ logistics — versioning, gửi khách, theo dõi chấp nhận. Route: /quotes.
Tổng quan
TKHQ quản lý Quote là báo giá dịch vụ gửi cho khách hàng. Mỗi Quote hỗ trợ nhiều phiên bản (versioning) để theo dõi quá trình đàm phán giá.
Vòng đời Quote:
| Trạng thái | Mô tả |
|---|---|
| DRAFT | Đang soạn, chưa gửi khách |
| SENT | Đã gửi khách, chờ phản hồi |
| NEGOTIATING | Đang đàm phán lại giá/điều kiện |
| ACCEPTED | Khách chấp nhận — tạo Shipment |
| REJECTED | Khách từ chối — ghi lý do |
| EXPIRED | Hết hạn hiệu lực (thường 7–30 ngày) |
| SUPERSEDED | Đã có phiên bản mới thay thế |
Chuyển trạng thái từ menu "Hành động" ở chi tiết báo giá:
| Nút | Từ trạng thái | Chuyển sang | Ghi chú |
|---|---|---|---|
| Chuyển Đàm phán | SENT | NEGOTIATING | Khách phản hồi muốn thương lượng thêm |
| Chốt báo giá | SENT / NEGOTIATING | ACCEPTED | Mở dialog chọn phiên bản chốt (xem Versioning) |
| Từ chối | SENT / NEGOTIATING | REJECTED | Kết thúc luồng, ghi log |
| Mở lại (→ Đàm phán) | REJECTED / EXPIRED | NEGOTIATING | Đưa báo giá đã từ chối/hết hạn quay lại đàm phán — không có đường quay lại DRAFT |
ACCEPTED là trạng thái chốt, không sửa được
Khi báo giá đã ACCEPTED, không còn nút chuyển trạng thái nào khác — chỉ có thể Convert → lô hàng (nếu chưa convert).
Timeline báo giá ví dụ:
| Sự kiện | Ngày | Ghi chú |
|---|---|---|
| Tạo Quote v1 | 01/05 | Giá FOB + ocean freight |
| Gửi khách v1 | 02/05 | Email tự động kèm PDF |
| Khách yêu cầu giảm giá | 04/05 | Ghi nhận trong activity log |
| Tạo Quote v2 | 05/05 | Giảm 5% ocean freight |
| Gửi khách v2 | 05/05 | — |
| Khách ACCEPTED v2 | 07/05 | Tạo Shipment tự động |
Xem chi tiết báo giá
Nhấn vào một Quote để xem toàn bộ thông tin: các phiên bản đàm phán, từng dòng cước door-to-door và trạng thái chốt của phiên bản được chấp nhận.
Tạo báo giá
Cách tạo Quote:
- Từ chi tiết Lead (stage QUALIFIED+) → Tạo báo giá hoặc vào
/quotes→ + Tạo mới - Điền thông tin chính:
- Khách hàng — chọn Partner hoặc nhập mới
- Loại dịch vụ — FCL / LCL / Air / Multimodal
- Tuyến đường — cảng/sân bay đi → đến
- Hàng hóa — mô tả, loại container, khối lượng
- Hiệu lực — ngày hết hạn báo giá
- Thêm cost line từ Rate Card (hoặc nhập tay):
- Ocean freight
- THC xuất / THC nhập
- Phí B/L, phí manifest
- Phụ phí địa phương (LSS, BAF, CAF...)
- Xem lại tổng và margin — lưu DRAFT
Lấy giá từ bảng giá
Trong bảng phí, bấm Lấy từ bảng giá → hộp thoại tự chọn sẵn loại dịch vụ theo dòng cước bạn vừa thêm (có thể đổi lại), nhập mã phí nếu cần → tra cứu và chọn dòng giá phù hợp. Nếu báo giá đã chọn khách hàng, hệ thống ưu tiên tìm giá của đúng đối tác đó trước. Giá mua được điền sẵn vào dòng mới, margin để 0 — chỉ cần điều chỉnh margin theo từng dòng.
Chọn nhanh khách hàng gần đây
Ô Khách hàng khi để trống hiển thị sẵn danh sách đối tác bạn mới chọn gần đây (nhóm "Gần đây") — bấm chọn ngay thay vì gõ lại tên. Nếu đối tác đó đã bị xoá khỏi hệ thống, mục tương ứng tự biến mất và báo cho bạn biết.
Cuối bảng phí, hệ thống hiển thị tổng giá mua, tổng giá bán và margin (số tiền + %) theo thời gian thực khi bạn thêm/sửa dòng — giúp thấy ngay lợi nhuận trước khi lưu.
Bản nháp tự lưu — không sợ mất dữ liệu
Khi đang soạn báo giá, hệ thống tự lưu bản nháp vào máy bạn đang dùng sau mỗi lần thay đổi (không cần bấm nút). Nếu tab bị đóng, mất mạng, hoặc bạn tải lại trang giữa chừng, lần sau mở lại đúng form đó sẽ thấy banner "Bản nháp lúc [thời gian]" với 2 lựa chọn: Khôi phục (điền lại toàn bộ dữ liệu đã nhập) hoặc bỏ qua để bắt đầu form trống. Bản nháp tự hết hạn sau 7 ngày và không dùng chung giữa các máy khác nhau hoặc workspace khác.
Versioning
Mỗi lần sửa Quote đã SENT tạo phiên bản mới — lịch sử đàm phán đầy đủ.
Quản lý phiên bản:
| Phiên bản | Ngày | Giá total | Trạng thái |
|---|---|---|---|
| v1 | 01/05 | 2.450 USD | SUPERSEDED |
| v2 | 05/05 | 2.328 USD (−5%) | ACCEPTED |
- Phiên bản cũ vẫn xem được — không xóa
- Chỉ version ACCEPTED mới được dùng để đối chiếu bill (reconciliation)
acceptedVersionNolưu trong Quote record — Finance dùng để so chiếu Debit Note
Sửa thông tin báo giá
Với báo giá đang DRAFT hoặc NEGOTIATING, menu "Hành động" có thêm nút Sửa thông tin báo giá — mở hộp thoại cho phép sửa nhanh 3 trường mà không cần tạo phiên bản mới:
- Đối tác — đổi khách hàng gắn với báo giá (ô tìm theo tên hoặc MST)
- Hạn hiệu lực — ngày hết hạn báo giá
- Ghi chú
Vì sao không sửa được khi đã SENT
Sau khi gửi khách (SENT), hạn hiệu lực được dùng để tự nhắc khách qua email — sửa lại hạn lúc này sẽ kích hoạt nhầm lịch nhắc. Cần Mở lại → Đàm phán trước nếu muốn đổi thông tin.
Gửi & theo dõi
Gửi Quote cho khách:
- Từ DRAFT → Xuất PDF → xem preview
- Click Gửi khách → nhập email, subject, message
- Hệ thống gửi email kèm PDF báo giá
- Quote chuyển sang SENT — ghi timestamp gửi
Theo dõi sau khi gửi:
- Đã mở email — tracking pixel (nếu khách bật load image)
- Nhắc lại tự động — cấu hình nhắc sau N ngày chưa phản hồi
- Telegram alert khi Quote được ACCEPTED
Chuyển sang Shipment
Khi Quote ACCEPTED:
- Click Tạo Shipment từ Quote
- Hệ thống auto-fill: partner, tuyến đường, cost line
quoteIdliên kết vào Shipment — Finance dùng để đối chiếu bill
Đối chiếu bill vs báo giá
Khi nhận bill từ nhà cung cấp, Finance so chiếu từng dòng cost với giá đã chốt trong Quote ACCEPTED. Xem Debit Note — Đối chiếu báo giá.