Giao diện
Debit Note — Phụ phí, Trip Cost & Đối chiếu Báo giá
TKHQ phát hành và quản lý Debit Note cho phụ phí ngoài hợp đồng (DEM/DET, sự cố, trip costs), tự động đối chiếu từng dòng bill với báo giá đã chốt và khoá tỷ giá tại thời điểm phát hành.
Quản lý khoản phải thu / phải trả ngoài hợp đồng. Trip costs tự sinh từ Fleet. Đối chiếu giá bill vs báo giá chốt. Đa đồng tiền, khoá tỷ giá. Route: /finance/debit-notes.
Khái niệm
TKHQ dùng Debit Note (Báo nợ) là chứng từ tài chính phát hành khi có chi phí phát sinh ngoài hợp đồng vận chuyển — phụ phí, sự cố, sửa chữa container, lưu kho, v.v.
Khi nào phát hành Debit Note:
- Phụ phí DEM/DET (lưu container/lưu bãi quá hạn)
- Sửa chữa container hỏng (theo biên bản gate-out)
- Phí phát sinh tại cảng (THC, sealing, x-ray bổ sung)
- Bồi thường sự cố vận chuyển (đổ hàng, móp container)
- Trip costs: xăng, cầu đường, phụ cấp tài xế
Khác với Invoice
Invoice là chứng từ thanh toán cước chính theo hợp đồng. Debit Note là chứng từ bổ sung cho khoản phụ phí ngoài hợp đồng — luôn liên kết tới Shipment / Container gốc.
Tạo từ Shipment
Vào chi tiết Shipment → tab Công nợ → nút + Tạo Debit Note. Hệ thống auto-fill partner, cost line gợi ý từ phụ phí phát hiện, multi-currency theo partner default.
Luồng tạo:
Mở Shipment → Tab Công nợ → Chọn partner phải thu → Thêm cost line → Review & gửi
Danh sách giấy báo nợ
Màn hình danh sách hiển thị toàn bộ Debit Note của workspace — trạng thái, tổng tiền và hạn thanh toán để kế toán theo dõi nhanh.
Mẹo
Nếu phụ phí đến từ EIR / Gate event đã extract sẵn, hệ thống điền số tiền + ngày phát sinh tự động — kế toán chỉ review và confirm.
Đầu danh sách có dải chỉ số nhanh: Tổng AR (trang này), Quá hạn, Đã thu một phần, Đã thu (trang này) — bấm vào từng chỉ số để lọc nhanh danh sách theo trạng thái tương ứng.
Trip costs tự sinh
Chi phí chuyến xe (trip costs) tự động sinh dòng debit note khi xác nhận chi phí chuyến — nối Fleet Module sang Finance, không cần nhập tay.
Các loại trip cost tự động:
| Loại cost | Nguồn | Sinh debit note khi |
|---|---|---|
| Xăng dầu | FuelLog.totalCost liên kết Trip | Xác nhận chi phí chuyến |
| Phí cầu đường | Trip.tollFee (nhập tay hoặc GPS) | Xác nhận chi phí chuyến |
| Phụ cấp tài xế | Trip.driverAllowance | Xác nhận chi phí chuyến |
| Chi phí thuê ngoài | Chi phí nhà xe/vendor thuê ngoài | Xác nhận chi phí chuyến |
Cả 4 dòng cùng sinh chung một bản nháp báo nợ khi bấm Xác nhận chi phí trên chi tiết Trip (xác nhận lại sẽ cập nhật các dòng cũ, không tạo trùng).
Xem tại Shipment
Từ chi tiết Shipment → tab Tài chính → Trip Costs để xem tất cả dòng chi phí chuyến xe đã sinh. Mỗi dòng có nút drill-down về Trip gốc.
Liên kết xăng
FuelLog → Trip → Shipment → Debit Note là chuỗi tự động. Xem chi tiết tại Quản lý nhiên liệu.
Ảnh hưởng tới lãi/lỗ lô hàng
Phần chi phí chuyến (xăng, cầu đường, thuê ngoài) chỉ trừ vào lãi/lỗ (P&L) lô hàng khi CHƯA phát hành báo nợ cho khách ở dòng chi phí tương ứng. Ngay khi báo nợ chuyển sang Đã phát hành / Thu một phần / Đã thu, phần chi phí đó coi như đã thu lại từ khách — không bị trừ lần nữa vào lãi. DEM/DET, lưu kho, và thuế/duty hiện chưa tham gia phép trừ này (giữ net-0, chỉ mang tính thông tin). Xem chi tiết cách tính tại P&L per shipment.
Đối chiếu báo giá
Khi nhận bill/invoice từ nhà cung cấp, hệ thống so chiếu từng dòng cost với giá đã chốt trong Quote (acceptedVersionNo) — cảnh báo lệch để kế toán xử lý trước khi thanh toán.
Ví dụ đối chiếu:
| Dòng chi phí | Giá báo (acceptedVersion) | Giá bill | Trạng thái |
|---|---|---|---|
| Ocean Freight | 850 USD | 850 USD | Khớp |
| THC xuất | 120 USD | 135 USD | Lệch +15 USD |
| Phí sửa manifest | — | 30 USD | Ngoài báo giá |
Chống tranh chấp và bill sót
Dòng lệch > 5% hoặc cost ngoài báo giá bị đánh dấu đỏ — kế toán phải ghi nhận lý do trước khi approve thanh toán. Audit trail đầy đủ cho mọi approve/reject.
Liên kết Quote
Để đối chiếu hoạt động, Shipment phải có quoteId liên kết. Khi tạo Shipment từ Quote ACCEPTED, liên kết được tạo tự động. Xem chi tiết tại Báo giá (Quotes).
Multi-currency
Debit Note hỗ trợ 3 đồng tiền: VND, USD, CNY. Tỷ giá được khoá tại thời điểm phát hành (không biến động sau).
| Trường | Mô tả | Ví dụ |
|---|---|---|
| currency | Mã đồng tiền cost line | USD |
| amount | Số tiền gốc | 1,200.00 |
| fx_rate | Tỷ giá tại ngày phát hành | 25,430 |
| amount_vnd | Quy đổi VND (auto-tính) | 30,516,000 ₫ |
| fx_locked_at | Timestamp khoá tỷ giá | 2026-05-30 14:22 |
Tỷ giá khoá vĩnh viễn
Sau khi phát hành (status ISSUED), tỷ giá KHÔNG cập nhật theo NHNN. Mọi điều chỉnh sau phải tạo Credit Note đối ứng — không sửa Debit Note cũ.
Trạng thái
State machine 5 trạng thái: DRAFT → ISSUED → PARTIALLY_PAID → PAID, hoặc VOID (huỷ) ở bất kỳ bước nào trước khi thu đủ.
| Trạng thái | Mô tả | Hành động cho phép |
|---|---|---|
| DRAFT | Đang soạn, chưa phát hành | Sửa, xoá, phát hành (confirm dialog) |
| ISSUED | Đã phát hành, chờ thu tiền | Thu đủ, thu một phần, huỷ (void) |
| PARTIALLY_PAID | Đã thu một phần | Thu tiếp phần còn lại, xem lịch sử thu |
| PAID | Đã thu đủ | Chỉ xem, không sửa |
| VOID | Đã huỷ (confirm dialog) | Chỉ xem |
Thu tiền có ghi nhận chứng từ
Nút Thu đủ / Thu một phần mở dialog yêu cầu nhập phương thức thanh toán (chuyển khoản ngân hàng / tiền mặt / cấn trừ) và số chứng từ tham chiếu trước khi xác nhận. Thu một phần không được vượt quá số tiền còn lại, hệ thống hiển thị số đã thu / còn lại theo thời gian thực. Phát hành và huỷ Debit Note đều có bước xác nhận riêng để tránh thao tác nhầm.
Liên kết tờ khai liên quan
Chi tiết Debit Note tự hiện khối "Tờ khai liên quan" liệt kê các tờ khai hải quan cùng lô hàng (hoặc cùng booking, nếu Debit Note không gắn lô hàng cụ thể) — mỗi tờ khai là một chip bấm được, dẫn thẳng tới chi tiết tờ khai đó. Khối này tự ẩn khi không có tờ khai nào liên quan.
Liên kết chứng từ
Mỗi Debit Note có thể liên kết nhiều chứng từ gốc làm bằng chứng:
- Invoice cước chính (mã, ngày)
- EIR có Số lệnh + container size (chứng minh lưu bãi)
- Gate event log (in/out timestamp)
- Biên bản sự cố / ảnh hiện trường
- Email xác nhận của hãng tàu
Xuất PDF
Xuất Debit Note ra PDF chuẩn để gửi khách qua email. Template có logo workspace, danh sách cost line, tỷ giá, ngân hàng nhận.
Tuỳ chọn xuất:
- Ngôn ngữ: Tiếng Việt / English / Song ngữ
- Đơn vị tiền: gốc / quy đổi VND / cả hai
- Đính kèm chứng từ gốc (zip)
- Watermark "DRAFT" nếu chưa phát hành (ISSUED)