Dunning — Xử lý khi thanh toán thất bại

Khi thanh toán subscription không thành công, hệ thống tự động chạy quy trình nhắc nợ (dunning) theo 3 cấp độ trước khi huỷ subscription.

Tổng quan

Dunning là quy trình tự động xử lý khi subscription hết hạn mà chưa có thanh toán mới — ví dụ: thẻ hết hạn, số dư tài khoản không đủ, hoặc người dùng quên gia hạn.

Mục tiêu: giữ chân người dùng hợp lệ, tránh mất dữ liệu do subscription expire bất ngờ.

Vòng đời khi thanh toán thất bại

Subscription hết hạn
    ↓
Grace period 7 ngày — workspace vẫn hoạt động đầy đủ
    ↓
Ngày 1–3: Email nhắc + Telegram alert (nếu đã kết nối)
    ↓
Ngày 4–7: Email nhắc lần 2 + banner cảnh báo trong app
    ↓
Ngày 8+: Subscription → EXPIRED, giới hạn tính năng
    ↓
Ngày 30+: Workspace → SUSPENDED (chỉ đọc, không thao tác)

Chi tiết từng cấp độ

Cấp 1: Grace period (ngày 1–7)

Workspace hoạt động bình thường trong 7 ngày đầu sau khi subscription expire. Người dùng nhận:

• Email nhắc gia hạn ngay ngày 1
• Thông báo in-app (banner nhỏ, không chặn workflow)
• Email nhắc lần 2 vào ngày 4

Gia hạn trong grace period

Thanh toán trong 7 ngày grace period → subscription tiếp tục không gián đoạn, không mất dữ liệu, không mất cài đặt.

Cấp 2: Expired (ngày 8–29)

Sau 7 ngày grace, workspace chuyển sang trạng thái EXPIRED:

Tính năng	Trạng thái
Xem dữ liệu hiện có	Vẫn xem được
Tạo tờ khai / booking mới	Bị chặn
AI trích xuất chứng từ	Bị chặn
Export XML / Excel	Bị chặn
Mời thành viên mới	Bị chặn
Tải chứng từ đã có	Vẫn được

Người dùng thấy banner đỏ toàn trang với nút Gia hạn ngay. Mọi thao tác tạo mới đều redirect về trang thanh toán.

Cấp 3: Suspended (ngày 30+)

Workspace chuyển sang SUSPENDED — chỉ đọc hoàn toàn:

• Không thao tác được bất kỳ gì
• Dữ liệu vẫn được giữ nguyên (không xoá)
• OWNER nhận email với hướng dẫn khôi phục
• Liên hệ support để gia hạn khẩn cấp nếu cần truy cập ngay

Dữ liệu không bị xoá

Dù ở trạng thái SUSPENDED, toàn bộ tờ khai, chứng từ, lô hàng, đối tác đều được giữ nguyên. Sau khi gia hạn, workspace khôi phục đầy đủ.

Gia hạn và khôi phục

Cách gia hạn:

1. Vào /settings/billing → Gia hạn subscription
2. Chọn gói và chu kỳ (monthly / annual)
3. Quét QR SePay → chuyển khoản
4. Hệ thống xác nhận webhook → workspace khôi phục trong vòng 1–2 phút

Sau khi gia hạn:

• Subscription status → ACTIVE
• Grace period / expired status được reset
• Tất cả tính năng khôi phục ngay lập tức
• Token quota reset theo chu kỳ mới

Các thông báo trong quy trình dunning

Thời điểm	Kênh	Nội dung
Ngày expire	Email	Subscription hết hạn, link gia hạn
Ngày 4	Email	Nhắc lần 2, sắp mất tính năng
Ngày 7	Email + Telegram	Cảnh báo cuối, còn 1 ngày
Ngày 8	Email	Workspace bị giới hạn
Ngày 30	Email	Workspace bị suspend

Kết nối Telegram để nhận cảnh báo kịp thời

Nếu email bị vào spam, Telegram là kênh backup quan trọng. Xem hướng dẫn kết nối tại Thông báo.

FREE tier — không bị dunning

Workspace gói FREE không có subscription expire và không đi qua dunning. Thay vào đó:

• Token FREE (500/ngày) được cấp phát lại mỗi ngày lúc 00:00
• Nếu dùng hết token trong ngày, phải chờ đến 00:00 hoặc mua top-up
• Không bị suspend, không bị giới hạn tính năng core

Xem chi tiết → Token & Wallet