Câu Hỏi Thường Gặp

Giải đáp các thắc mắc phổ biến khi sử dụng TOKHAIHAIQUAN.COM.

Hệ thống hỗ trợ những loại file nào?

Hệ thống hỗ trợ: PDF, JPG, PNG, DOCX, XLSX. Kích thước tối đa mỗi file là 10 MB. Bạn có thể upload nhiều file cùng lúc.

AI trích xuất dữ liệu có chính xác không?

Độ chính xác phụ thuộc vào chất lượng file scan/chụp. Với file rõ nét, độ chính xác OCR đạt 85%+ và AI trích xuất đạt 90%+. Luôn kiểm tra lại dữ liệu trước khi nộp tờ khai chính thức.

Trích xuất bị lỗi, phải làm sao?

• Nhấn nút "Thử lại" để AI xử lý lại
• Kiểm tra file có bị mờ, bị xoay ngược, hoặc không đọc được không
• Thử upload lại file với chất lượng cao hơn (300 DPI trở lên)
• Đảm bảo chọn đúng loại chứng từ (Invoice, Packing List, v.v.)

Làm sao để AI phân loại mã HS chính xác hơn?

• Mô tả sản phẩm chi tiết: tên, chức năng, chất liệu, kích thước, công dụng
• Nếu có, ghi rõ nước xuất xứ
• Tránh mô tả quá chung (ví dụ: "hàng điện tử" → nên ghi "Máy tính xách tay 14 inch...")
• Kết quả AI là gợi ý, luôn đối chiếu với Biểu thuế chính thức

File XML xuất ra có tương thích với eCUS không?

Có, file XML được tạo theo đúng định dạng eCUS của Tổng cục Hải quan Việt Nam. Bạn chỉ cần import file vào phần mềm eCUS để nộp tờ khai.

Xung đột dữ liệu giữa các chứng từ là gì?

Khi nhiều chứng từ cung cấp thông tin khác nhau cho cùng một trường (ví dụ: Invoice ghi người mua là "ABC Co." nhưng B/L ghi "ABC Trading Co."), hệ thống sẽ:

1. Đánh dấu trường đó bằng màu vàng
2. Hiện popover khi bạn nhấn vào trường
3. Liệt kê giá trị từ từng chứng từ để bạn chọn giá trị đúng
4. Sau khi chọn, trường chuyển sang màu xanh (đã xác nhận)

Có thể lưu tờ khai nháp để tiếp tục sau không?

Có. Trong quá trình tạo tờ khai, nhấn "Lưu nháp & Thoát" bất kỳ lúc nào. Tờ khai sẽ được lưu với trạng thái Bản nháp và bạn có thể tiếp tục chỉnh sửa khi quay lại.

Tính năng "Dịch & HS Code" hoạt động như thế nào?

Khi nhấn nút "Dịch & HS Code" trong bảng hàng hóa của tờ khai, AI sẽ tự động:

1. Dịch mô tả hàng hóa từ tiếng Anh sang tiếng Việt
2. Phân loại và gợi ý mã HS phù hợp cho từng mặt hàng
3. Áp dụng cho tất cả mặt hàng cùng lúc

Bạn có thể chỉnh sửa lại mã HS bằng tay nếu gợi ý chưa chính xác.

Đăng nhập bằng Google / OAuth có an toàn không?

Có. Hệ thống sử dụng OAuth 2.0 chuẩn công nghiệp qua Google. TOKHAIHAIQUAN.COM không bao giờ lưu mật khẩu Google của bạn — chỉ lưu token phiên làm việc (session token) được mã hóa.

• Phiên làm việc hết hạn sau 7 ngày không hoạt động
• Bạn có thể thu hồi quyền truy cập bất kỳ lúc nào trong cài đặt Google Account
• 2FA của Google vẫn được áp dụng đầy đủ

Hệ thống có hỗ trợ dark mode không?

Có. Nhấn biểu tượng ☀️ / 🌙 trên thanh điều hướng trên cùng để chuyển đổi giữa light mode và dark mode. Tùy chọn được lưu theo trình duyệt — không cần đăng nhập lại.

Làm sao chuyển đổi giữa nhiều workspace?

Nhấn vào tên workspace trên thanh trên cùng (bên cạnh ô tìm kiếm) để mở danh sách workspace bạn thuộc về. Nhấn vào workspace muốn chuyển — trang tải lại với dữ liệu của workspace đó.

• Mỗi workspace có dữ liệu, thành viên, và gói dịch vụ riêng
• Bạn có thể thuộc nhiều workspace cùng lúc với vai trò khác nhau
• Tạo workspace mới: nhấn "+ Tạo Workspace" trong cùng dropdown

Nâng cấp gói dịch vụ như thế nào?

Vào Cài đặt → Gói dịch vụ, chọn gói muốn nâng cấp (Pro hoặc Business), rồi thanh toán qua SePay VietQR:

1. Hệ thống tạo mã QR và số tài khoản chuyển khoản
2. Bạn chuyển khoản đúng số tiền và nội dung (mã đơn hàng)
3. SePay xác nhận tự động trong vòng 1–2 phút
4. Token và tính năng được kích hoạt ngay lập tức

Token AI được tính như thế nào?

Mỗi hành động sử dụng AI tiêu thụ một lượng token nhất định:

• Trích xuất chứng từ PDF có text layer: ~300 token / trang
• Trích xuất chứng từ PDF scan / ảnh: ~1.500 token / trang
• Chat với AI (câu hỏi thông thường): ~200 token / lượt
• Phân loại mã HS (AI): ~150 token / mặt hàng
• Dịch & HS hàng loạt: ~150 token × số dòng hàng

Xem mức tiêu thụ chi tiết tại Token & Wallet.

Voucher giảm giá sử dụng như thế nào?

Khi thanh toán nâng cấp gói hoặc mua token pack, nhập mã voucher vào ô "Mã giảm giá" trước khi xác nhận thanh toán. Hệ thống tự động trừ số tiền được giảm. Mỗi voucher chỉ dùng một lần và có thời hạn sử dụng ghi trên voucher.

Chương trình Affiliate hoạt động như thế nào?

Vào Cài đặt → Affiliate để lấy link giới thiệu riêng của bạn. Khi người dùng mới đăng ký và thanh toán qua link đó:

• Bạn nhận hoa hồng 10% giá trị đơn hàng đầu tiên (tier STANDARD; tier GOLD đến 20%)
• Hoa hồng được cộng vào ví Affiliate trong vòng 7 ngày sau khi thanh toán xác nhận
• Rút tiền về tài khoản ngân hàng: tối thiểu 200.000 VND, xử lý trong 3–5 ngày làm việc

Debit Note là gì và khi nào được tạo?

Debit Note là chứng từ ghi nợ giữa các đối tác trong chuỗi logistics. Hệ thống tự động tạo Debit Note khi:

• Demurrage (DEM): Container lưu bãi quá số ngày miễn phí (free day)
• Detention (DET): Container trả trễ hạn cho hãng tàu
• SLA breach: Đối tác vi phạm thỏa thuận mức dịch vụ
• Phí phát sinh: Phụ phí cảng, phí lưu kho, phí chỉnh sửa B/L

Xem và quản lý Debit Note tại Tài Chính → Debit Notes (/finance/debit-notes).

Container DEM (Demurrage) được tính như thế nào?

Demurrage là phí phát sinh khi container ở bãi cảng quá số ngày miễn phí (free day) mà hãng tàu/cảng cấp:

1. Hệ thống lấy ngày Gate In từ sự kiện container
2. Đếm số ngày từ Gate In đến ngày lấy hàng (pickup)
3. Nếu vượt free day: DEM = (số ngày vượt) × đơn giá DEM / ngày / container
4. Debit Note được tạo tự động và gửi cho bên phải chịu phí

Cài đặt free day và đơn giá DEM tại trang chi tiết Booking hoặc Đối Tác → Hợp đồng dịch vụ.

SLA breach là gì và khi nào được kích hoạt?

SLA (Service Level Agreement) là thỏa thuận mức dịch vụ giữa các bên. Hệ thống giám sát liên tục và kích hoạt cảnh báo / Debit Note khi:

• ETA bị trễ: Tàu/hàng đến trễ hơn ngày cam kết trong Booking
• Chứng từ nộp trễ: B/L, C/O, hoặc chứng từ KTCN không nộp đúng deadline
• Container trả trễ: Vượt quá thời hạn trả container (Detention)

Xem trạng thái SLA tại tab SLA trong trang chi tiết Shipment.

Token balance âm có thể xảy ra không?

Không. Hệ thống kiểm tra balance trước mỗi AI call — nếu không đủ token, request bị từ chối với lỗi INSUFFICIENT_TOKENS. Balance không bao giờ xuống dưới 0.

Nếu gặp lỗi này: mua top-up tại /tokens hoặc chờ reset daily (FREE tier).

Hợp nhất (merge) 2 shipment có được không?

Hiện tại không hỗ trợ merge Shipment từ UI. Workaround:

1. Chuyển Booking và Container từ shipment cần đóng sang shipment chính (gắn lại shipmentId)
2. Đánh dấu shipment cũ là CANCELLED
3. Liên hệ support nếu cần hỗ trợ di chuyển dữ liệu hàng loạt.

Vượt giới hạn seat trong gói — điều gì xảy ra?

Khi workspace có nhiều thành viên active hơn giới hạn gói:

• Hệ thống gửi cảnh báo cho OWNER
• Thành viên hiện tại vẫn dùng được (không bị kick)
• Không thể mời thêm thành viên mới cho đến khi nâng gói hoặc vô hiệu hoá bớt người

Tờ khai OLA (đầu 5) có gì khác?

OLA (One-time License Authorization / tờ khai đầu 5) — tờ khai vận chuyển hàng hóa độc lập:

• Không thể hủy sau khi đã nộp lên hải quan
• Không thể sửa (amendment) như tờ khai IMP/EXP
• Kiểm tra kỹ toàn bộ thông tin trước khi nhấn Submit
• Nếu khai sai, phải tạo tờ khai mới và chịu phạt theo quy định

Xuất dữ liệu tất cả tờ khai để backup?

Vào /declarations → chọn tất cả (hoặc lọc theo kỳ) → Xuất Excel. File Excel chứa toàn bộ header, thông tin hàng hóa, thuế của mỗi tờ khai.

Để backup dữ liệu toàn workspace (chứng từ, lô hàng, tài chính), liên hệ support — hỗ trợ export ZIP theo yêu cầu cho gói Business/Enterprise.

Sau khi subscription expire, dữ liệu có bị xoá không?

Không. Dữ liệu được giữ nguyên ngay cả khi workspace bị SUSPENDED. Sau khi gia hạn, mọi dữ liệu khôi phục đầy đủ.

Chính sách xoá dữ liệu: workspace ở trạng thái SUSPENDED trên 12 tháng liên tục mà không có hoạt động → admin liên hệ thông báo trước 30 ngày trước khi xoá. Xem chi tiết → Dunning & Xử lý thanh toán thất bại.

Tôi thấy chi phí DEM nhưng hàng đã lấy — sao vẫn tính?

Nguyên nhân phổ biến: ngày GATE_OUT (container ra cảng) chưa được cập nhật trong hệ thống. DEM tính đến ngày GATE_OUT, không phải ngày bạn tự nhớ lấy hàng.

Xử lý:

1. Vào chi tiết Container → kiểm tra ngày GATE_OUT
2. Nếu chưa có hoặc sai: cập nhật thủ công với ngày thực tế
3. DEM sẽ được tính lại ngay
4. Nếu kết nối ePort: ngày GATE_OUT tự cập nhật — kiểm tra kết nối trong /settings/integrations